Contoh formal invitation letter – Undangan formal sering digunakan dalam berbagai situasi, baik itu untuk acara bisnis, resmi, maupun personal. Penting untuk mengetahui bagaimana menulis formal invitation letter agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan jelas dan tepat sasaran. Dalam artikel ini, kami akan membahas contoh formal invitation letter bahasa Inggris serta panduan menulisnya dengan benar.
Jenis-Jenis Invitation Letter
Sebelum membahas contoh formal invitation letter bahasa Inggris, ada baiknya kita mengetahui jenis-jenis invitation letter yang biasa digunakan. Berikut adalah tiga jenis invitation letter yang sering digunakan:
Business Invitation Letter
Invitation letter jenis ini biasanya digunakan dalam konteks bisnis, seperti undangan rapat, konferensi, atau pertemuan bisnis. Biasanya, pihak yang mengirim undangan adalah perusahaan atau institusi tertentu dan penerima undangan adalah perusahaan atau individu yang terkait dengan kegiatan bisnis tersebut.
Official Invitation Letter
Invitation letter jenis ini digunakan dalam konteks resmi atau pemerintahan, seperti undangan acara kenegaraan, sumpah pemuda, atau upacara diplomatik lainnya. Pihak yang mengirim undangan biasanya adalah pejabat atau institusi pemerintahan tertentu dan penerima undangan adalah individu atau institusi yang terkait dengan kegiatan tersebut.
Personal Invitation Letter
Invitation letter jenis ini digunakan dalam konteks personal atau pribadi, seperti undangan pernikahan, ulang tahun, atau acara keluarga lainnya. Pihak yang mengirim undangan biasanya adalah keluarga atau teman dekat dan penerima undangan adalah orang yang diundang.
Struktur Formal Invitation Letter
Untuk menulis formal invitation letter yang efektif, ada beberapa elemen penting yang harus ada dalam surat tersebut. Berikut adalah struktur formal invitation letter yang umum digunakan:
Pernyataan Pembuka
Pada bagian ini, tuliskan salam pembuka dan sampaikan niat atau tujuan surat. Misalnya, “Dear Mr./Ms., I am writing to invite you to attend our upcoming conference on…”
Identitas Penerima Undangan
Pada bagian ini, tuliskan identitas lengkap penerima undangan, termasuk nama dan jabatan (jika berhubungan dengan bisnis atau resmi) atau hubungan pribadi (jika berhubungan dengan personal). Misalnya, “We would like to invite you, Mr. John Smith, as a representative of your company, to attend our conference on…”
Tujuan Undangan
Pada bagian ini, jelaskan dengan jelas tujuan undangan tersebut. Misalnya, jika undangan untuk acara bisnis, jelaskan tentang tujuan rapat atau konferensi tersebut, seperti “The purpose of this conference is to discuss the current trends in the industry and to explore new business opportunities.” Jika undangan untuk acara resmi, jelaskan tentang tujuan acara tersebut, seperti “The purpose of this event is to celebrate the anniversary of our country’s independence.” Jika undangan untuk acara personal, jelaskan tentang tujuan acara tersebut, seperti “The purpose of this party is to celebrate my daughter’s graduation.”
Rincian Acara
Pada bagian ini, sampaikan dengan detail rincian acara, termasuk waktu, tempat, dan agenda. Misalnya, “The conference will be held on Thursday, July 1st, 2023, at 9:00 AM to 5:00 PM, at Hotel XYZ, Jl. Sudirman No. 123, Jakarta. The agenda includes keynote speeches, panel discussions, and networking sessions.” Pastikan untuk menyebutkan waktu dan tempat dengan jelas agar penerima undangan dapat mengatur jadwal mereka dengan baik.
Ucapan Penutup
Pada bagian ini, sampaikan ucapan penutup dan harapan untuk kehadiran penerima undangan. Misalnya, “We hope that you will be able to attend this conference and contribute to the discussion. We look forward to seeing you there.” Jangan lupa untuk menandatangani surat tersebut dan mencantumkan kontak person yang dapat dihubungi jika penerima undangan memerlukan informasi lebih lanjut.
Contoh Formal Invitation Letter Bahasa Inggris
Berikut adalah contoh formal invitation letter bahasa Inggris untuk acara bisnis:
Dear Mr. John Smith,
We would like to invite you as a representative of ABC Corporation to attend our upcoming conference on “The Future of Digital Marketing.” The conference will be held on Friday, May 5th, 2023, from 9:00 AM to 5:00 PM, at Grand Hyatt Hotel, Jl. MH Thamrin No. 1, Jakarta.
The purpose of this conference is to discuss the current trends in digital marketing and to explore new business opportunities. The agenda includes keynote speeches from industry leaders, panel discussions, and networking sessions.
We believe that your presence will contribute to the success of this conference, and we look forward to hearing your insights and ideas. Please let us know if you are able to attend the conference by replying to this email or by calling us at 08123456789.
Thank you for your attention, and we hope to see you at the conference.
Sincerely,
[Your Name]
Artinya
Bapak John Smith yang terhormat,
Kami ingin mengundang Anda sebagai perwakilan dari ABC Corporation untuk menghadiri konferensi kami yang akan datang tentang “Masa Depan Pemasaran Digital”. Konferensi ini akan diselenggarakan pada hari Jumat, 5 Mei 2023, pukul 09.00-17.00 WIB, di Hotel Grand Hyatt, Jalan MH Thamrin No. 1, Jakarta.
Tujuan dari konferensi ini adalah untuk mendiskusikan tren terkini dalam pemasaran digital dan mengeksplorasi peluang bisnis baru. Agenda acara ini meliputi pidato utama dari para pemimpin industri, diskusi panel, dan sesi networking.
Kami percaya bahwa kehadiran Anda akan berkontribusi pada kesuksesan konferensi ini, dan kami menantikan masukan dan ide Anda. Mohon beritahukan kepada kami jika Anda dapat menghadiri konferensi ini dengan membalas email ini atau menghubungi kami di 08123456789.
Terima kasih atas perhatian Anda, dan kami berharap dapat bertemu dengan Anda di konferensi.
Hormat kami,
[Nama Anda]
Contoh Formal Invitation Letter Birthday Party
[Your Name]
[Your Address]
[City, State ZIP Code]
[Country]
[Date]
[Recipient Name]
[Recipient Address]
[City, State ZIP Code]
[Country]
Dear [Recipient Name],
We cordially invite you to celebrate [Name]’s [Age]th Birthday Party on [Date] at [Time] at [Venue]. We would be honored to have you as our esteemed guest on this special occasion.
The party will be a formal event, and we request that all attendees dress accordingly. We have arranged for a delicious dinner to be served, followed by a variety of entertainment options for your enjoyment. We assure you that the evening will be filled with fun and laughter.
Please RSVP by [Date] to confirm your attendance, and let us know if you have any dietary restrictions or special requirements that we should be aware of.
We look forward to celebrating this joyous occasion with you and creating lasting memories. Thank you for your time, and we hope to see you soon.
Sincerely,
[Your Name]
Artinya
[Nama Anda]
[Alamat Anda]
[Kota, Kode Pos Negara Bagian]
[Negara]
[Tanggal]
[Nama Penerima]
[Alamat Penerima]
[Kota, Kode Pos Negara Bagian]
[Negara]
Kepada yang terhormat [Nama Penerima],
Dengan hormat, kami mengundang Anda untuk merayakan Pesta Ulang Tahun [Nama] yang ke [Usia] pada [Tanggal] pukul [Waktu] di [Tempat]. Kami merasa terhormat dapat mengundang Anda sebagai tamu terhormat pada acara istimewa ini.
Pesta ini akan menjadi acara formal, dan kami mohon agar semua hadirin mengenakan pakaian yang sesuai. Kami telah menyiapkan makan malam yang lezat untuk disajikan, diikuti dengan berbagai pilihan hiburan untuk kesenangan Anda. Kami jamin malam itu akan dipenuhi dengan keceriaan dan canda tawa.
Mohon untuk melakukan RSVP sebelum [Tanggal] untuk mengonfirmasi kehadiran Anda, dan beritahukan kepada kami jika Anda memiliki pantangan makanan atau persyaratan khusus yang harus kami ketahui.
Kami berharap dapat merayakan acara yang menggembirakan ini bersama Anda dan menciptakan kenangan yang tak terlupakan. Terima kasih atas waktu Anda, dan kami berharap dapat bertemu dengan Anda segera.
Hormat kami,
[Nama Anda]
Contoh Formal Invitation Letter Graduation
[Your Name]
[Your Address]
[City, State ZIP Code]
[Country]
[Date]
[Recipient Name]
[Recipient Address]
[City, State ZIP Code]
[Country]
Dear [Recipient Name],
It is with great pleasure that we invite you to attend the graduation ceremony of [Name], who will be receiving their [Degree/Program] from [University] on [Date] at [Time] at [Venue].
We are honored to have you join us in celebrating this momentous occasion. The ceremony will be a formal event, and we request that all attendees dress accordingly. There will be a reception following the ceremony where you will have the opportunity to congratulate the graduate and meet other distinguished guests.
Please RSVP by [Date] to confirm your attendance and let us know if you require any special accommodations. We kindly ask that you arrive early to ensure you have ample time for parking and seating.
Your presence at this event will make it even more memorable for [Name]. We hope that you will be able to attend and share in this special day with us.
Sincerely,
[Your Name]
Artinya
[Nama Anda]
[Alamat Anda]
[Kota, Kode Pos Negara Bagian]
[Negara]
[Tanggal]
[Nama Penerima]
[Alamat Penerima]
[Kota, Kode Pos Negara Bagian]
[Negara]
Kepada yang terhormat [Nama Penerima],
Dengan senang hati kami mengundang Anda untuk menghadiri upacara wisuda [Nama], yang akan menerima gelar [Gelar/Program] dari [Universitas] pada tanggal [Tanggal] pukul [Waktu] di [Tempat].
Kami merasa terhormat jika Anda dapat bergabung dengan kami untuk merayakan acara penting ini. Upacara ini akan menjadi acara formal, dan kami mohon agar semua hadirin mengenakan pakaian yang sesuai. Akan ada resepsi setelah upacara di mana Anda akan memiliki kesempatan untuk memberi selamat kepada lulusan dan bertemu dengan tamu-tamu terhormat lainnya.
Mohon untuk melakukan RSVP sebelum [Tanggal] untuk mengonfirmasi kehadiran Anda dan memberi tahu kami jika Anda memerlukan akomodasi khusus. Kami mohon agar Anda datang lebih awal untuk memastikan Anda memiliki waktu yang cukup untuk parkir dan tempat duduk.
Kehadiran Anda di acara ini akan membuat acara ini semakin berkesan bagi [Nama]. Kami berharap Anda dapat hadir dan berbagi di hari yang istimewa ini bersama kami.
Hormat kami,
[Nama Anda]
Tips Menulis Formal Invitation Letter
- Gunakan bahasa formal dan sopan dalam penulisan surat undangan.
- Jelaskan dengan jelas tujuan dan rincian acara dalam surat tersebut.
- Sampaikan ucapan penutup dan harapan untuk kehadiran penerima undangan.
- Gunakan kalimat yang singkat dan jelas agar pesan dapat disampaikan dengan tepat.
- Pastikan informasi yang disampaikan akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
- Cantumkan kontak person yang dapat dihubungi jika penerima undangan memerlukan informasi lebih lanjut.
- Jangan lupa untuk menandatangani surat tersebut dengan nama dan kepala jabatan yang relevan dengan acara tersebut.
Kesimpulan
Menulis formal invitation letter dalam bahasa Inggris memerlukan kejelasan, kesopanan, dan keakuratan. Pastikan untuk menjelaskan tujuan dan rincian acara dengan jelas, serta menyampaikan ucapan penutup dan harapan untuk kehadiran penerima undangan. Gunakan kalimat yang singkat dan jelas agar pesan dapat disampaikan dengan tepat. Cantumkan kontak person yang dapat dihubungi jika penerima undangan memerlukan informasi lebih lanjut. Jangan lupa untuk menandatangani surat tersebut dengan nama dan jabatan yang relevan dengan acara tersebut.
Apa itu formal invitation letter?
Formal invitation letter adalah surat undangan resmi yang digunakan untuk mengundang seseorang untuk menghadiri acara tertentu, seperti acara bisnis, resmi, atau personal. Surat undangan ini harus ditulis dengan bahasa formal dan sopan.
Apa yang harus disertakan dalam formal invitation letter?
Dalam formal invitation letter, harus disertakan tujuan undangan, rincian acara, waktu dan tempat, serta ucapan penutup dan harapan untuk kehadiran penerima undangan. Pastikan juga untuk mencantumkan kontak person yang dapat dihubungi jika penerima undangan memerlukan informasi lebih lanjut.
Bagaimana cara menulis formal invitation letter yang baik?
Untuk menulis formal invitation letter yang baik, gunakan bahasa formal dan sopan, jelaskan tujuan dan rincian acara dengan jelas, serta sampaikan ucapan penutup dan harapan untuk kehadiran penerima undangan. Pastikan juga untuk menggunakan kalimat yang singkat dan jelas agar pesan dapat disampaikan dengan tepat.
Apa yang harus dilakukan jika penerima undangan tidak dapat menghadiri acara?
Jika penerima undangan tidak dapat menghadiri acara, mereka harus memberi tahu pengirim undangan dengan segera. Hal ini akan membantu pengirim undangan dalam perencanaan acara, serta menunjukkan kesopanan dan rasa hormat terhadap orang yang mengundang.
Apakah formal invitation letter hanya digunakan untuk acara bisnis atau resmi?
Tidak, formal invitation letter dapat digunakan untuk semua jenis acara, termasuk acara personal seperti pesta ulang tahun atau pernikahan. Namun, penting untuk menggunakan bahasa formal dan sopan sesuai dengan kesopanan dan tujuan undangan.
